02LAB – Conditions Générales

O2LAB est une marque exploitée par la société Co-Pilotes Services, SARL au capital social de 10 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Coutances sous le numéro 529 611 634 et dont le site social est sis 11, Boulevard d’Hauteserve, 50400 Granville. O2LAB propose aux Cabinets tels que définis au glossaire (article 2) de bénéficier de services définis à l’article 5.

Co-Pilotes Services et le Cabinet sont désignés individuellement « Partie » et collectivement « Parties ».

Bon d’adhésion
Proposition commerciale et financière présentant les services d’O2LAB, signée par le Cabinet.

O2LAB
Alliance de cabinets d’expertise comptable indépendants animée par la société Co-Pilotes Services qui exploite également la marque « Le Label Co-pilotes ». Elle fédère des experts-comptables engagés dans la mutation de leur métier, notamment en matière digitale, commerciale et RH.

Cabinet
Personne morale renseignée à la rubrique « membre » au sein du bon d’adhésion à O2LAB.

Contrat
Ensemble des documents suivants :
· Le Bon d’adhésion à O2LAB
· Les présentes conditions générales
· Le mandat de prélèvement

Ceux-ci sont classés ci-dessus par ordre de priorité décroissant. Le Contrat prévaut sur tous autres documents non cités notamment catalogues, plaquettes, prospectus, publicités, notices.

Membre
Désigne indifféremment le Référent et/ou les Accompagnants.

Référent
Personne physique dirigeante du Cabinet bénéficiant des services O2LAB. Le Référent est désigné par le Cabinet pour toute la durée de la relation contractuelle, sous sa seule responsabilité.

Accompagnants
Personnes physiques dirigeantes ou salariées du Cabinet. Les éventuels Accompagnants sont désignés par le Référent ou par le cabinet sous leur seule responsabilité. Les Accompagnants sont substituables.

Les présentes conditions générales O2LAB (ci-après désignées les « CG ») ont pour objet de fixer les modalités dans lesquelles le Cabinet bénéficie des services O2LAB.

Les présentes conditions générales O2LAB (ci-après désignées les « CG ») ont pour objet de fixer les modalités dans lesquelles le Cabinet bénéficie des services O2LAB.

O2LAB vise à fédérer exclusivement des Cabinets inscrits au Tableau de l’Ordre des Experts-Comptables. Le Cabinet doit donc être en mesure de justifier de cette inscription, au jour de l’adhésion et la maintenir pendant toute la durée de celle-ci. À défaut, Co-Pilotes Services se réserve le droit de résilier de manière anticipée le Contrat dans les conditions de l’article 13 ci-dessous et ce, sans indemnité.

Le Cabinet demeure indépendant et reconnait être entièrement et seul responsable de son exercice professionnel. Ayant toute liberté dans le traitement de sa clientèle, il assume seul les actions en responsabilité intentées par ladite clientèle, de façon telle qu’O2LAB ne soit jamais recherché, ni inquiété à ce sujet.

Il s’engage à respecter, pendant toute la durée du contrat, les conditions d’exercice professionnel du métier d’Expert-Comptable selon la règlementation applicable et notamment l’inscription au Tableau de l’Ordre des Experts-Comptables.

Le Cabinet bénéficie des services détaillés au sein du Bon d’adhésion notamment :

• O2 Club : 2 journées de formation. Ces 2 journées sont organisées par O2LAB et animées par des intervenants sélectionnés par O2LAB pour leur compétence sur le sujet abordé. Une de ces deux journées se déroulera en présentiel et la seconde en distanciel. Elles donneront une large part à l’échange et auront comme objectifs la mise en œuvre d’actions opérationnelles pour le Cabinet.
• O2 BP : 1 journée dédiée au partage des Bonnes Pratiques des membres. Cette journée, organisée par un animateur sélectionné par O2LAB, vise à solliciter les membres pour présenter leurs bonnes pratiques en partageant leur savoir-faire et expérience.
• O2 Lunchs : réunions mensuelles (durée 1h30 en visioconférence privée) de groupes de projets. Ces groupes de projets ont notamment pour objectif la conception ou l’adaptation de méthodes de production, marketing, commerciales et RH et particulièrement l’élaboration de livrables opérationnels susceptibles d’être utiles aux Cabinets.
• O2 Business : offres partenaires à des conditions privilégiées. Ces offres, destinées aux Cabinets, sont conclues par Co-Pilotes Services avec les partenaires de la profession comptable.
• O2 Network : réseau social privé. Ce réseau est mis à disposition par O2LAB afin de faciliter l’échange et le partage entre Membres tout au long de l’année. O2LAB mettra à la disposition du Cabinet l’outil qu’il jugera le plus adapté à l’atteinte de ces objectifs et se réserve donc la possibilité de modifier les fonctionnalités ou l’outil lui-même.
• O2 Feedback : entretien de satisfaction. Cet entretien individuel sera organisé, le plus souvent en distanciel, chaque année avec le référent afin de faire le point sur la satisfaction du Cabinet sur chacun des services O2LAB. Il vise à la fois à améliorer chacun des services et à identifier les opportunités de création de nouveaux services optionnels.
• Seuls sont rendus au Cabinet les services explicités au bon d’adhésion.

En cas de réservation de services annexes proposés par O2LAB, le Cabinet reconnaît qu’O2LAB agit, au nom et pour le compte du Cabinet ou du Membre, O2LAB agissant comme simple intermédiaire. O2LAB ne saurait donc être tenu responsable vis-à-vis du Cabinet ou du Membre concerné, de toute annulation du service par le prestataire pour quelle que raison que ce soit.

L’adhésion du Cabinet prend effet à la date mentionnée sur le bulletin d’adhésion et pour une durée de douze (12) mois (ci-après désignée « Période »).

Le Contrat est prorogé tacitement pour des périodes successives de douze (12) mois, sauf dénonciation par l’une des parties, adressée à l’autre  partie par lettre recommandée avec accusé de réception de 3 mois avant l’expiration de la période en cours (date de première présentation de la lettre par les services de la Poste).

7.1. Le prix annuel des services est établi au Bon d’adhésion

Les prix s’entendent toujours en euros et hors taxes. Les droits et taxes sont à la charge du Cabinet.

Les frais de déplacement, hébergements et repas pour la participation aux évènements (journées d’échange et rassemblement annuel) sont à la charge des Membres sauf dispositions contraires spécifiées au sein du Bon d’adhésion.

7.2. Modification de la souscription en cours de Contrat

Un retrait en cours de Période ne donnera pas lieu à remboursement. Il ne sera pris en compte que pour l’année suivante sous réserve d’avoir été notifié par écrit à Co-Pilotes Services dans le mois précédant la date de prorogation.

7.3. Révision des tarifs

O2LAB se réserve la faculté de réviser, de plein droit et sans préavis, le prix annuel à l’occasion de chacun des prorogations, dans la limite de la variation de l’indice Syntec, ce qu’accepte expressément par avance le Cabinet, suivant la formule suivante : P = Po X S / So [P = nouveau prix – Po = prix convenu à la signature du présent abonnement service RCA – S = valeur de l’indice Syntec à la date de révision – So = valeur de l’indice Syntec à la signature du présent

En cas de modification de ses tarifs supérieure à la seule variation de l’indice Syntec, O2LAB en informera le Cabinet au moins 45 jours avant la date de prorogation, de manière à ce que le Cabinet ait toute l’information nécessaire pour proroger ou dénoncer le présent Contrat.

8.1.

Sauf stipulation contraire, le prix annuel est payable d’avance en quatre fois, sans escompte, par prélèvement automatique, à l’exclusion de tout autre mode de paiement :

• Pour la première année contractuelle, le 1er jour du mois civil suivant la date de signature du bon d’adhésion puis chaque premier jour du trimestre de l’adhésion (1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre).
• Pour les années contractuelles suivantes en cas de prorogation, les 1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre de chaque Période.

Toute nouvelle souscription en cours de Période sera facturée au prorata des mois restant à courir entre la date de signature du bon d’adhésion et la fin de la Période en cours.

Les éventuels frais d’hébergement ou autres frais liés aux évènements qui auraient été avancés par Co-Pilotes Services seront refacturés au réel au Client.

8.2. Retard de paiement

De convention expresse, et sauf report sollicité à temps et accordé par O2LAB de manière particulière et écrite, le défaut total ou partiel de paiement à l’échéance de toute somme due au titre de la présente adhésion entraînera de plein droit et sans mise en demeure préalable :

• L’exigibilité immédiate de toutes les sommes restantes dues par le Cabinet, quel que soit le mode de règlement prévu ;
• La facturation d’un intérêt de retard égal à dix fois le taux d’intérêt légal, dernier taux publié à la date de facturation, l’intérêt étant dû par le seul fait de l’échéance du terme L’intérêt est calculé au prorata temporis sur la période d’un mois.

En outre, en cas de retard de paiement, le Cabinet est redevable de plein droit d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40€. Ces frais pourront être facturés au réel sur présentation des justificatifs (ex : honoraire d’huissiers, d’avocats …).

8.3.

Le Cabinet s’interdit de prendre motif d’une réclamation contre O2LAB pour suspendre ou différer en tout ou partie le règlement d’une facture.

9.1. Confidentialité

Sauf dispositions légales contraires, aucun Membre ou Cabinet ne devra divulguer les informations reçues dans le cadre du Contrat ou à l’occasion des rencontres initiées par O2LAB.

Sont strictement confidentielles les informations, quelles qu’en soient la forme et/ou le support, qui auront été expressément qualifiées de confidentielles lors de leur remise ou communication au Cabinet. Il est d’ores et déjà précisées que les échanges entre les Membres et plus généralement les échanges et documents remis dans le cadre d’O2LAB sont strictement confidentiels.

Chacune des Parties s’engage à prendre à l’égard des Informations confidentielles les mêmes mesures de protection qu’à l’égard de ses propres informations confidentielles pendant toute la durée du Contrat et pour les cinq années suivantes.

9.2.

Les supports, papier ou non, remis par O2LAB notamment les méthodes et livrables élaborés dans le cadre d’O2Lunchs sont la propriété d’O2LAB. Sauf dispositions contraires, le Cabinet n’est autorisé à les utiliser que pour ses stricts besoins internes. Il ne pourra pas les divulguer à ses propres clients sans l’autorisation expresse et préalable d’O2LAB.

9.3.

Le Cabinet s’engage à respecter les lois et règlements en vigueur ainsi que toute autre obligation qui lui serait applicable, en particulier les règles déontologiques applicables à l’exercice du métier d’expert-comptable. Il s’engage à respecter les principes de communication respectueuse, loyale et non diffamatoire notamment vis-à-vis des autres cabinets d’expertise comptable membre d’O2LAB et à adopter un comportement loyal et de bonne foi.

Il s’interdit notamment de :

• Contrevenir aux droits de tiers notamment le droit à l’image ;
• De porter atteinte à des droits privatifs tels que des droits d’auteur, des dessins et modèles, des marques, des secrets commerciaux ou d’autres droits de propriété intellectuelle de tiers ;
• Divulguer des informations protégées par la confidentialité ou le secret, ou d’autres restrictions contractuelles ;

En outre, le Cabinet s’engage à signer la charte membre O2LAB. Le respect de cette charte constitue, en effet, une condition essentielle du maintien de l’adhésion à l’alliance.

9.4.

Le Cabinet s’engage à respecter l’indépendance commerciale, stratégique et idéologique d’O2LAB.

10.1.

Les obligations d’O2LAB au titre des CG sont reconnues expressément par le Cabinet comme étant des obligations de moyens. Ainsi, O2LAB mettra en œuvre les meilleurs moyens connus et raisonnables dans la profession pour exécuter les services proposés.

10.2.

La responsabilité d’O2LAB ne pourra être engagée que sur la démonstration d’une faute directement imputable à O2LAB. Elle ne saurait être en gagée en cas de force majeure.

10.3.

O2LAB est un lieu d’échanges, de partages de bonnes pratiques dans le domaine de l’expertise comptable. Néanmoins, O2LAB reste seul décisionnaire quant à la mise en œuvre ou non des demandes formulées par les Membres. Le Cabinet ne pourra reprocher à O2LAB ou à ses partenaires de ne pas prendre en compte certains avis ou demandes.

10.4.

Il est expressément convenu entre les parties que la responsabilité d’O2LAB, si la faute d’O2LAB était reconnue, ne couvre pas le préjudice indirect tels que les pertes d’exploitation, le manque à gagner, le préjudice commercial ou financier, l’augmentation des frais généraux, éventuellement subis par le Cabinet. Le Cabinet ne pourrait prétendre à d’autres indemnités et dommages et intérêts que le remboursement des règlements effectués par lui, au titre des présentes CG, plafonnés au montant versé au cours des douze derniers mois de la relation contractuelle.

10.5. Garantie

Le Cabinet garantit O2LAB contre toute réclamation ou action qui serait engagée par un tiers à l’encontre d’O2LAB du fait, d’un acte d’un Membre, notamment en cas de non-respect des règles légales et réglementaires applicables au titre de l’utilisation non autorisée des informations confidentielles et des données de tiers. Cette garantie couvre notamment les éventuels frais d’avocat nécessaires pour défendre les intérêts d’O2LAB.

Le fait pour une partie de ne pas insister pour que l’autre partie exécute une de ses obligations, ne constituera pas pour autant une renonciation de cette partie à une clause ou à un droit quelconque.

Le fait pour O2LAB de ne pas se prévaloir d’un manquement particulier du Cabinet n’affectera pas pour autant ses droits pour invoquer ultérieurement un manquement à propos d’un évènement similaire, de même que le retard ou l’absence momentanée de se prévaloir de ce manquement.

12.1.

Bien que la marque O2LAB appartienne à la société Co-pilotes Services, pendant toute la durée du Contrat, le Cabinet est autorisé à citer O2LAB dans sa communication interne et externe afin de communiquer sur sa qualité de membre d’O2LAB.

La marque O2LAB ne pourra être intégrée à la dénomination sociale du Cabinet. Le Cabinet reconnaît avoir été informé de l’absence d’exclusivité géographique d’usage de la marque O2LAB, ce qu’il accepte. Le partenaire s’engage à informer Co-Pilotes Services de l’ouverture de tout nouvel établissement.

À la fin du Contrat, quelle qu’en soit la cause, le Cabinet s’engage à cesser l’utilisation de la marque O2LAB en supprimant toute mention ou référence à O2LAB.

12.2.

Le Cabinet autorise O2LAB à le citer notamment sur internet afin de communiquer sur sa participation à O2LAB.

Chacune des Parties pourra résilier le Contrat de plein droit et avec effet immédiat en cas de :

• Manquement aux obligations mentionnées au présent Contrat notamment les articles relatifs aux obligation des membres (article 9)
• Manquement auquel il est impossible de remédier ;
• Inaction de la Partie fautive pendant un délai de 15 jours à la suite de la notification d’un manquement auquel il est possible de remédier.

Les sommes dues, non encore facturées deviendront immédiatement exigibles.    Les sommes précédemment versées resteront acquises à O2LAB.

O2LAB se réserve le droit d’être indemnisé de son entier préjudice, le cas échéant.

Le Contrat est régi par le droit français.

Tout litige relatif au Contrat, résultant notamment de leur signature, de leur exécution, de leur interprétation, de leur résiliation, ou de leur validité, devra impérativement faire l’objet d’une tentative de solution amiable par les Parties.

À cet effet, les Parties conviennent de se réunir dans les 15 (quinze) jours de la réception (date de la première présentation du courrier par les services de La Poste), par l’une des Parties, de la notification dudit litige par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée par l’autre Partie.

En l’absence d’une solution amiable au litige dans les 15 (quinze) jours de la réunion des Parties dans les conditions visées à l’alinéa ci-des sus, le litige devra alors être soumis à la juridiction compétente selon les modalités ci-après définies.

Les données personnelles recueillies auprès des Cabinets font l’objet d’un traitement informatique réalisé par Co-Pilotes Services. Elles sont enregistrées dans son fichier Clients et sont indispensables à la réalisation des prestations. Ces informations et données personnelles sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Elles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution des prestations et des garanties éventuellement applicables.

Le responsable du traitement des données est la société Co-Pilotes Services. L’accès aux données personnelles sera strictement limité aux employés du responsable de traitement, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées, sans que l’autorisation du Cabinet soit nécessaire.

Dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles. En dehors des cas énoncés ci-dessus, la société Co-Pilotes Services s’interdit de vendre, louer, céder ou donner accès à des tiers aux données sans consentement préalable du Cabinet, à moins d’y être contrainte en raison d’un motif légitime.

Conformément à la réglementation applicable, la Cabinet dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s’opposer au traitement pour motif légitime, droits qu’il peut exercer en s’adressant au responsable de traitement à l’adresse postale suivante : Co-Pilotes Services, 11, Boulevard d’Hauteserve 50400 GRANVILLE

En cas de réclamation, la Cabinet peut adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

À défaut de solution amiable selon les modalités indiquées ci-dessus, les Parties soumettront leur différend au tribunal compétent du lieu du siège social de Co-Pilotes Services et ce, même en cas de référé, d’appel en garantie et/ou pluralité de défendeurs.

Si les données sont amenées à être transférées en dehors de l’UE, la Cabinet en sera informé et les garanties prises afin de sécuriser les données (par exemple, adhésion du prestataire externe au « Privacy Shield », adoption de clauses types de protection validées par la CNIL, adoption d’un code de conduite, obtention d’une certification CNIL, etc.) lui seront précisées.