Automatisez vos tâches au sein de votre cabinet d'expertise comptable

L’automatisation implique la mise en place de dispositifs automatisés, le plus souvent à l’aide des logiciels informatiques, pour faciliter et exécuter les tâches répétitives.
La tenue comptable en cabinet se prête particulièrement à cette possibilité du fait de la récurrence apportée par la gestion d’un portefeuille de dossiers comptables.

Découvrez comment l’automatisation va vous permettre de servir les « vrais » objectifs de la production comptable de votre cabinet.

La saisie comptable, la révision comptable, la publication des résultats, l’archivage des données & éditions sont autant d’occasion de mettre en place des procédures automatisées.

La recherche de la productivité, premier objectif visé par l’automatisation, va vous permettre de servir les « vrais » objectifs de la production comptable de votre cabinet :

La fiabilité : le premier objectif de vos collaborateurs est de respecter les consignes que vous avez mis en place au sein de votre cabinet. Si les automates fonctionnent, ce n’est pas uniquement grâce au logiciel … c’est surtout parce que la méthode comptable au sein du cabinet est connue et appliquée.
La sécurité : la tâche planifiée et automatisée va systématiquement s’exécuter, le responsable a l’assurance que l’ensemble des contrôles prévus ont été réalisés. Les collaborateurs s’assurent principalement de suivre le résultat des traitements.
L’efficacité : vous offrez l’opportunité à vos collaborateurs d’éliminer les tâches rébarbatives et sans valeur ajoutée. Cela doit leur permettre d’avoir plus de temps pour apporter un meilleur conseil à leurs clients qui seront toujours plus nombreux.

Avant de se lancer dans l’automatisation des tâches, il faut homogénéiser les méthodes au sein du cabinet : la recherche de l’automatisation va vous obliger à réfléchir aux procédures mises en place, les uniformiser afin de les rendre reproductibles sur l’ensemble de vos dossiers.

Voici une liste non exhaustive d’éléments à travailler :

Un paramétrage uniforme : des comptes, des journaux, des codes TVA identiques sur l’ensemble des dossiers
Une collecte de données unifiée : la saisie, le travail collaboratif avec vos clients, l’import de données comptables/bancaires
Une méthode de comptabilisation documentée, partagée et informatisée (modèles d’écritures & feuilles de travail standardisés par exemple)
Un choix clair des données à archiver (au format PDF, au format EDI), à imprimer (éviter l’envoi de papier inutile à ses clients, si l’archive est bien expliquée et disponible à tout moment)

Afin de mettre en place les automates, nous vous partageons quelques exemples :

Outils de reconnaissance des relevés bancaires : une des fonctionnalités les plus utilisées en cabinet, elle doit s’appuyer sur un paramétrage stable et partagé afin d’être le plus efficace possible et éviter les retouches permanentes pour s’adapter à des particularités de plan comptable ou de méthode comptable.
Le lettrage automatique : très souvent boudé par les utilisateurs, parce qu’ils pensent toujours que « la machine va se tromper ». Si la collecte de vos factures et de vos relevés bancaires est bien réalisée avec la saisie des références dans les champs prévus à cet effet (et non pas saisis/importés au milieu des libellés et natures), cette fonctionnalité est très performante et sécurisée.
La révision assistée par ordinateur doit vous permettre de générer automatiquement vos écritures de révision, de les justifier à travers les feuilles de travail correspondantes. Il doit également intégrer des fonctionnalités de contrôle et visa automatique dans le questionnaire de révision
L’automatisation de la clôture : un « bon » logiciel de production comptable se doit de vous proposer un gestionnaire de tâches qui puisse vous permettre d’enchainer les actions de clôture d’un dossier comptable selon le choix du responsable de la méthode

. Validation des écritures
. Arrêté des comptes
. Génération et archive du FEC Transfert des A-Nouveaux Extournes automatiques
. Archivage PDF des éditions choisies …

En conclusion, vous aurez compris que le sujet de l’automatisation fait partie d’une mission globale au sein du cabinet d’expertise comptable. Elle nécessite quelques investissements en amont de sa mise en place, car sans un travail d’homogénéisation de la méthode comptable, il est impossible de mettre en place un processus uniformisé.

Par ailleurs, il faut également se servir d’outils qui permettront de mesurer le gain obtenu car à l’automatisation (Chiffre d’affaires, taux d’écritures automatiques, délai de dépôt des déclarations, délai de clôture des exercices comptables…).

Un article conçu et rédigé par notre partenaire AGIRIS.

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