Onboarding, ce mot très à la mode en ce moment désigne la période d’intégration de chaque nouveau collaborateur, au sein d’un cabinet ou d’une entreprise. Son rôle ? Intégrer rapidement et efficacement le collaborateur afin qui soit opérationnel tout de suite et qu’il se sente suffisamment intégré pour décider de rester longtemps dans l’entreprise.
Pour en savoir plus sur cette partie du recrutement, nous avons interviewé, pour vous, Émilie Moulin Consultante RH & Management chez Co-Pilotes RH – structure spécialisée dans l’accompagnement des cabinets d’EC.
En fin d’article, découvrez également un exemple concret basé sur l’expérience d’un cabinet membre du Label Co-Pilotes : le cabinet A2C Expertise.
Concrètement, qu’est-ce que le Onboarding ?
Le Onboarding représente toutes les actions mises en place pour intégrer un salarié au sein du cabinet, de l’entreprise. On peut également parler de « pilotage de l’intégration des nouveaux collaborateurs ».
Pourquoi est-il essentiel après un recrutement ?
Pour vous donner quelques chiffres, 60% des entreprises en France n’ont pas de processus de recrutement.
4% des nouveaux collaborateurs quittent l’entreprise pendant la première journée, 21% la première semaine et 32% le premier mois. Sachant qu’une intégration dure au minimum 6 mois, le taux de départ augmente encore après ce premier mois.
Donc négliger l’intégration va engendrer des dysfonctionnements et augmenter le turnover… Si on ne fidélise pas les nouveaux collaborateurs dès le premier jour, alors on va perdre de l’énergie et de l’argent.
Donc le Onboarding est important car quand on recrute un candidat, on lui fait une promesse. Si on ne met pas en place un processus d’intégration, on va créer de la déception chez lui.
Quel est le process à suivre dans ce cas ?
Le processus d’intégration va commencer dès le démarrage. En effet, si le nouveau collaborateur n’est pas convaincu dans les premières heures, les premiers jours de son intégration, il sera très difficile de le faire changer d’avis.
Il est important également de prendre en compte que le rôle du Onboarding n’est pas seulement celui de la RH. Il va également être celui du manager, du chef d’entreprise et des collaborateurs / collègues. Tout le monde doit être impliqué dans ce process. Donc il va falloir trouver les clés pour bien le mettre en place au sein de son cabinet.
Quelles sont les conséquences d’un Onboarding raté ?
Un Onboarding raté peut entraîner plusieurs choses : un départ, une mauvaise communication pour l’entreprise, une mauvaise compréhension des choses, la perte d’un lien très fort si ce n’est pas pris au démarrage. Pour que ça marche sur le long terme il faut qu’il y ait de la passion, de l’envie… comme dans un couple ! Donc il faut se donner les moyens pour réussir.
Des conseils pour bien le préparer ?
Mettre en place des parcours d’intégration sur plusieurs semaines pour visiter l’ensemble des services et sites du cabinet et ainsi rencontrer l’ensemble des personnes de l’équipe.
Mais attention, il est important d’étaler le parcours pour que l’enregistrement se fasse bien. Le cerveau humain ne retient que 10% quand on apporte trop d’informations, donc il ne faut pas hésiter à scinder le parcours.
Mon troisième conseil serait de prendre le temps de bien préparer et mettre en place ce Onboarding. Pour ma part j’y passe beaucoup de temps car c’est vraiment une partie essentielle dans le processus global du recrutement.
Si vous n’avez pas forcément de responsable RH au sein de votre cabinet, je vous conseille de nommer une personne en charge de cette partie. Cela permettra de mettre en place plus facilement des choses concrètes et ainsi faciliter l’intégration du collaborateur.
Enfin, un Onboarding se prépare en amont. Il faut préparer l’arrivée du candidat avant sa prise de poste. La personne en charge du Onbording devra donc organiser son agenda, son parcours d’intégration et programmer un rapport d’intégration.
Pendant les 6/9 premiers mois, des entretiens réguliers devront être programmés pour effectuer un suivi avec le candidat. Ces rendez-vous auront pour but de déterminer s’il se sent bien et répondre à ses éventuelles questions.
Au Label Co-Pilotes, nous avons organisé un Labo RH pendant lesquel les membres du Label Co-Pilotes ont eu l’occasion de créer entièrement un livret d’accueil collaborateurs. L’objectif ? Renforcer les actions mises en place lors la phase d’Onboarding pour réduire le turnover et favoriser la bonne intégration du candidat.
Quelles sont les étapes clés d’un Onboarding réussi ?
Tout d’abord, la mise en place d’un rapport d’étonnement. Il vous permettra d’échanger plus facilement avec le candidat pour savoir si le Onboarding est réussi ou pas et ainsi rectifier le tir rapidement si ce n’est pas le cas.
Le livret d’accueil quant à lui est un élément incontournable à mettre en place. Le collaborateur pourra y trouver de multiples informations (histoire de l’entreprise, organigramme…). L’objectif est que le candidat puisse avoir tous les éléments en main dès ses premiers pas dans l’entreprise. Si ce dernier est bien construit, il pourra même l’avoir en livre de poche sur sa table de chevet, pour pouvoir et avoir envie de le lire et ainsi mieux comprendre le fonctionnement du cabinet.
Pour valoriser ce livret, il ne faut pas hésiter à bien relancer le candidat pour savoir s’il lui a été utile, s’il l’a lu ou pas. Si c’est le cas, cela voudra dire que le Onboarding se passe bien car on lui a donné envie de s’impliquer.
L’objectif de ces deux éléments est vraiment de donner envie au collaborateur de rester, de le fidéliser. Il ne faut donc surtout pas les négliger.
Vous ne savez pas comment présenter votre livret d’accueil collaborateurs ? Participez à l’Atelier EC organisé par le Label Co-Pilotes les 14,16 ou 24 juin prochain. Nous vous offrirons un livret en marque blanche pour une mise en place rapide au sein de votre cabinet !
Focus sur le cabinet A2C Expertise
Présent lors du Labo « Intégration d’un nouveau collaborateur », le cabinet A2C Expertise a souhaité témoigner de son expérience concernant la construction et l’utilisation du livret d’accueil collaborateur. Découvrez les réponses de Laura De Faveri, Experte-Comptable associée et Chef d’entreprise.
Le Labo « Intégration d’un nouveau collaborateur », nous a permis de travailler sur un point vraiment important et qui correspondait tout à fait à nos préoccupations actuelles : « comment intégrer efficacement un collaborateur, dans le cadre de la création de postes récurrente ? ». Pendant cette rencontre, nous avons eu l’occasion de mettre à jour notre check list d’intégration du collaborateur en intégrant une partie RH utile à la rédaction du contrat et à l’immatriculation du nouveau salarié. À travers cette dernière, nous avons donc revu notre organisation interne et posé clairement le rôle de chacun (expert manager, formateur, binôme).
Nous avons également eu l’occasion de mettre en place la notion de parrain/marraine de façon plus affirmée, via la signature de la charte !
Dans un second temps, ce Labo, nous a permis de revoir totalement l’ancien livret d’accueil A2C, qui n’était alors qu’une compilation de notices d’utilisation internes… Dorénavant, notre livret donne l’image d’un cabinet bienveillant et accueillant. L’objectif étant que le nouveau collaborateur se sente accueilli à bras ouverts, et cela dès son premier jour.
D’autre part, il est maintenant présenté par l’expert manager, ce qui permet d’échanger, non seulement, autour des valeurs du cabinet, mais aussi autour des attentes du manager face au nouvel entrant. Utilisé à chaque nouvelle embauche, ce livret d’accueil collaborateurs est donc un document devenu essentiel pour nous. Il permet au nouvel entrant de constater qu’il arrive dans un cabinet où les choses sont pensées et organisées, et dans lequel son arrivée compte.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Les 14,16 et 24 juin prochains, le Label Co-Pilotes organise un Atelier EC « 6 outils pour devenir un cabinet leader du recrutement ». Cette rencontre sera l’occasion d’en savoir plus sur le Onboarding et de repartir avec un livret d’accueil collaborateurs ! Document essentiel, pour permettre la bonne intégration d’un candidat au sein de son cabinet. Inscrivez-vous pour l’obtenir !
Inscrivez-vous à notre prochain Atelier EC gratuit
« 6 outils pour devenir un cabinet leader du recrutement »
Plusieurs dates :
Lundi 14 juin de 11h30 à 12h30
Mercredi 16 juin de 18h à 19h
Jeudi 24 juin de 11h30 à 12h30
Animé par Emilie MOULIN, Consultante RH & Management, Co-Pilotes RH – structure spécialisée dans l’accompagnement des cabinets d’EC & Charlotte HERVIEU, Conseillère Communication et Marketing, Le Label Co-Pilotes – Alliance de cabinets d’Expertise-Comptabilité indépendants
Lien d’inscription : https://label-co-pilotes.com/inscription-ateliers-ec-label-co-pilotes/